Как участвовать в тендерах: инструкция для начинающих

Слово «тендер» прочно закрепилось в бизнес-среде, хотя в законодательстве его нет. Тендер — это отбор исполнителей работ, поставщиков товаров или услуг на конкурсной основе, который проводится онлайн на электронной торговой площадке. Эту процедуру ещё называют закупками, торгами или аукционами. Цель тендера — заключить договор между заказчиком и исполнителем на максимально выгодных для обеих сторон условиях. Расскажем о том, как участвовать в тендерах начинающему.

Виды тендеров

Сфера закупок регулируется следующими законами:

• 44-ФЗ — регулирует государственные закупки, то есть те, в которых организаторами выступают органы государственной и муниципальной власти;
• 223-ФЗ — регулирует корпоративные закупки, которые проводятся для предприятий, в уставном капитале которых доля участия РФ или субъекта РФ в совокупности превышает 50%.

Также существуют коммерческие закупки, которые, как понятно из названия, проводятся между коммерческими организациями. Такие тендеры регулируются Гражданским кодексом РФ.

Новичкам в закупках рекомендуется начинать с госзакупок. У них есть чёткий перечень требований, правил и документов, единый для всех участников, что существенно упрощает процедуру. Наработав опыт в госзакупках, проще переходить к более сложным видам — корпоративным и коммерческим тендерам.

По количеству этапов тендеры делятся на одноэтапные и двухэтапные. В одноэтапных организатор тендера выбирает победителя только на основе полученных предложений — без дополнительных обсуждений и встреч с участниками. В двухэтапных после первого этапа заказчик может отобрать пул интересных предложений, а на втором — выбрать из них победителя.

По характеру проведения тендеры делятся на конкурентные и неконкурентные. К конкурентным относятся:

• Конкурс, который, в свою очередь, может быть открытым, закрытым, двухэтапным, с ограниченным участием. В конкурсе побеждает тот, кто предложил лучшие условия по тендеру.
• Электронный аукцион, в котором победителя выбирают по самой низкой цене.
• Запрос котировок – самая простая и быстрая процедура закупок. Побеждает участник с самой низкой ценой, но сроки представления заявок в таком тендере сильно ограничены: обычно не больше недели.
• Запрос предложений. Заказчик выбирает предложение с лучшими условиями. Но, в отличие от конкурса, сроки проведения такого тендера обычно не превышают 10 дней.

Неконкурентным способом является закупка у единственного поставщика по 44-ФЗ. Для каждого вида тендеров действуют свои правила участия и выбора победителя.

Правила участия

Для участников госзакупок по 44-ФЗ прописаны чёткие критерии отбора. Подать заявку на участие может физлицо, ИП или компания, которые соответствуют следующим характеристикам:

• не находится в стадии ликвидации и банкротства;
• деятельность не приостановлена;
• нет долгов по налогам;
• у руководителя, бухгалтера нет судимости по экономическим преступлениям;
• не было административных штрафов за последние два года;
• не аффилированы с заказчиком;
• не является офшорной компанией

Дополнительно заказчик может потребовать, чтобы участника не было в реестре недобросовестных поставщиков. В этот список попадают те участники торгов, которые уклонились от подписания контракта, не исполнили его или исполнили, но не так, как требовалось. На коммерческих торгах и торгах по 223-ФЗ требования к участникам могут быть самые разные. Их прописывает заказчик в документации закупки, поэтому очень важно внимательно изучить документы, прежде чем подавать заявку на участие.

Пошаговая инструкция участника

Как оформить ЭЦП

Для регистрации на электронных торговых площадках необходима квалифицированная электронная подпись. Получить её можно в Удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи.

УЦ ГК «Астрал» имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей. Мы предлагаем два сервиса: «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП», через которые можно приобрести КЭП для участия в торгах.

КЭП необходима на каждом этапе торгов:

• зарегистрироваться в ЕИС и на ЭТП;
• подать заявку на участие;
• подать ценовое предложение в аукционе;
• подписать контракт.

Подпись выпускают на имя руководителя организации. Только он может зарегистрировать компанию на ЭТП. Если в дальнейшем заниматься торгами будет другой сотрудник, на него нужно оформить доверенность, выпустить КЭП и зарегистрировать на торговой площадке.

Как зарегистрироваться на ЭТП

Для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ субъекты МСП могут зарегистрироваться в ЕИС. Этого будет достаточно для аккредитации на восьми федеральных ЭТП, на которых проводятся госзакупки.

Для регистрации в ЕИС необходимо прикрепить к заявке следующие документы:

• устав и решение об одобрении сделки — для юрлица;
• все страницы паспорта — для ИП и физлица;
• учредительные документы с переводом на русский язык — для иностранного лица.

Регистрация в ЕИС начинается с регистрации на Госуслугах. ИП регистрируется как физлицо, подтверждает свою учётную запись с помощью КЭП и привязывает к своему профилю ИП. Руководитель ООО и сотрудники также регистрируются на Госуслугах и подтверждают свои учётные записи. Затем руководитель прикрепляет к своему профилю организацию и наделяет сотрудников полномочиями.

После регистрации на Госуслугах можно регистрироваться в ЕИС. Информация об ИП или ООО, а также о сотрудниках, будет автоматически подтянута из Госуслуг. Всем остальным для участия в торгах по 223-ФЗ и коммерческих тендерах нужно получить аккредитацию на площадках в соответствующих секциях. Правила регистрации зависят от конкретной ЭТП. Участие в коммерческих торгах платное. Можно заплатить за одну закупку или купить тариф на период, в течение которого вы можете участвовать в торгах на этой площадке.

Как открыть спецсчёт и перевести деньги

В госзакупках и торгах по 223-ФЗ для МСП требуется финансовое обеспечение заявки. Это денежный залог на случай если победитель торгов откажется подписывать контракт. Без обеспечения подать заявку не получится. Требования к обеспечению заказчик указывает в документации закупки. Обеспечить заявку можно двумя способами — перевести деньги на специальный счёт или оформить банковскую гарантию. На время проведения закупки средства на спецсчёте будут заблокированы. Открыть спецсчёт можно в кредитной организации из перечня Распоряжения от 13.07.2018 1451-р. Этот счёт автоматически подтягивается в личный кабинет ЭТП. Площадка направляет запрос в банк в момент окончания срока подачи заявок и проверяет наличие на нём суммы обеспечения. Если денег не хватит, заявка отклоняется. Для участия в коммерческих закупках нужно перевести деньги по реквизитам торговой площадки до подачи заявки.

Как найти подходящий тендер

При выборе тендера нужно учитывать свои шансы на победу в нём. У молодой компании без опыта и репутации меньше шансов победить в крупном дорогостоящем тендере, чем компании, давно существующей на рынке и опытной в торгах. Как новичку повысить шансы на успешное участие в тендере:

• Участвовать в тендерах с небольшими суммами. Они могут быть неинтересны крупным компаниям, а новичкам помогут заработать положительную репутацию.
• Предлагать выгодные условия. Определите тендеры, в которых хотите победить. Посмотрите, что предлагают конкуренты и кого выбирают заказчики. Возможно, вы можете предложить более выгодные условия — сократить срок доставки или добавить бесплатную услугу.
• Внимательно заполняйте документацию при подаче заявки. Правильно заполненная документация будет преимуществом, даже если у конкурента более выгодные условия, но при этом есть ошибки в документах.

Государственные и корпоративные тендеры размещаются в ЕИС, а коммерческие — на коммерческих ЭТП. Найти подходящую закупку можно несколькими способами:

• Вручную. Для этого нужно знать коды ОКПД и ключевые слова, которыми пользуются заказчики при описании закупки.
• Поиск при помощи специальных программ или сервисов. В них можно сохранять параметры поиска, а в некоторых — настроить автоматический поиск.  
• Воспользоваться помощью сторонней компании, которая занимается тендерным сопровождением. «Астрал.Тендер» проводит обучение и обеспечивает тендерное сопровождение для любых видов торгов.

После того как компания нашла подходящий тендер, необходимо подготовиться к подаче заявки.

Как подготовиться к подаче заявки

Перед подачей заявки важно внимательно изучить детальную информацию о закупке. Детальная информация о закупке включает в себя общую информацию, документы по закупке, а также историю действий по закупке.

Общая информация

• сроки и место проведения;
• заказчик и организатор;
• срок приёма заявок;
• объект закупки;
• требования к участникам;
• преимущества и ограничения;
• запреты.

Документы по закупке

• техническое задание;
• проект контракта;
• образцы декларации;
• образец заполнения;
• заявка;
• общие положения;
• информационная карта;
• титульный лист.

Обратите внимание на техническое задание и узнайте порядок проведения закупки, информацию по товару, работам и услугам. Здесь можно узнать, установлено ли обеспечение заявки и исполнения контракта и в каком размере.

История действий по закупке

В ней отражаются все действия участников, которые приводят к изменению статуса договора. Состав документов заявки определяется законом 44-ФЗ для госзакупок, а для всех остальных — заказчиком. Обычно заявка содержит:

• наименование организации, все известные и доступные адреса, а также контактные телефоны, сведения об учредителях;
• для ИП — паспортные данные;
• выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП либо их нотариальную копию не старше 6 месяцев;
• решение об избрании или приказ о назначении руководителя предприятия;
• если тендером занимается представитель — доверенность или её нотариальную копию;
• дополнительные документы, если у организатора есть особые требования (например, тендер предполагает наличие лицензии или членства в какой-нибудь саморегулируемой организации);
• копии учредительных документов;
• предложение участника тендера по цене, качеству, срокам и т. п.

Заявка на электронный аукцион состоит из двух частей:

• в первой части описывается предложение и указываются условия его выполнения;
• во второй — та же информация, что и в обычной заявке.

Но список документов может быть дополнен заказчиком. Если в заявке есть ошибки, её отклоняют. Если у участника торгов есть вопросы по документации, он может запросить у заказчика разъяснения.

Все документы прикрепляются к заявке, подписываются электронной подписью и направляются заказчику. Нужно соблюдать срок подачи заявки — если опоздать, её не примут.

Как проходят торги

Участник торгов собирает документы и подаёт заявку на участие в тендере. Далее заявке присваивают номер, а участнику приходит сообщение, что заявка получена — или отклонена, если она не соответствует условиям тендера. Дальнейшая процедура торгов зависит от их вида. Если это аукцион, то задача участников — предложить самую низкую цену. В госзакупках участники снижают цену контракта на шаг от 0,5 до 5 % от начальной цены в течение 10 минут после предыдущего шага. Общее время аукциона не ограничено. Если это запрос котировок или предложений, то заказчик выбирает из поданных заявок ту, которая кажется ему наиболее выгодной. В конце объявляется победитель, который должен подписать контракт с заказчиком. О результатах информируют всех участников процедуры и тем, кто не победил, возвращают уплаченный задаток или банковские гарантии.

Как заключить контракт

Финальный этап тендера — заключение контракта. Заказчик и исполнитель подписывают соглашение на поставку товаров или выполнение работ (услуг). Способ заключения контракта также зависит от вида тендера. Как подписывают контракт по итогам аукциона:

1. Заказчик публикует контракт в течение пяти дней после объявления победителя. Заполненный документ включает в себя цену контракта и информацию о предмете закупки.
2. Победитель аукциона в течение пяти дней с даты получения проекта контракта подписывает документ, либо, в случае наличия замечаний, отправляет заказчику протокол разногласий.
3. Во втором случае заказчик в течение трёх рабочих дней обязан доработать проект контракта и отправить исправленный документ на подпись победителю.
4. В течение трёх рабочих дней победитель должен подписать с помощью КЭП опубликованный проект контракта, при этом предоставив обеспечение исполнения контракта.
5. После этого заказчик обязан в течение трёх рабочих дней ознакомиться с обеспечением исполнения контракта и подписать со своей стороны проект контракта.

Контракт считается заключённым с момента его официального опубликования в единой информационной системе.

Как избежать ошибок

• Не прикладывать лишних документов. Чем больше документов, тем больше шансов на ошибку. Поэтому необходимо внимательно читать требования заказчика.
• Внимательно читать закупочную документацию, особенно техзадание. В противном случае можно оказаться в невыгодных условиях, сработать в ноль или уйти в минус. А если не исполнить контракт, можно попасть в реестр недобросовестных поставщиков.
• Тем, кто работает на ОСНО и платит НДС, необходимо включить его в стоимость своего предложения. Если не учесть НДС в цене, придётся отдать пятую часть суммы контракта на налоги. Исправить контракт после подписания нельзя.
• Соблюдать срок подачи заявок. Если опоздать с подачей заявки, её отклонят.